Har I det rigtige medlemssystem?
ALLE foreninger bør have et medlemssystem – et digitalt system, der kan håndtere oplysninger om foreningens medlemmer, og hjælpe med at holde styr på adresser, alder, mailadresser og så videre.
Så uanset om I endnu ikke har et system eller om I er utilfredse med jeres nuværende system, kan I læse med her og forhåbentligt få lidt inspiration til den videre proces.
Hvilket system er det bedste?
Jeg bliver ofte spurgt hvilket medlemssystem jeg vil anbefale – der er jo en helt utrolig masse systemer på det danske marked, der er målrettet medlemsadministration og økonomistyring i klubber og foreninger, og det kan være vanskeligt at gennemskue, hvilket der er bedst (i forhold til prisen, som jo er afgørende for mange foreninger).
Og jeg har IKKE et entydigt svar på det spørgsmål – for alle foreninger er forskellige, og man skal derfor gøre sig klart, hvad systemet skal kunne inden man vælger system. Til gengæld kan det skabe stor værdi og frigøre en masse kræfter i foreningen, når der er styr på det basale omkring håndteringen af medlemmernes data.
Hvordan vælger vi så?
Som med alle andre it-projekter, er man nødt til at starte med en kravsspecifikation: hvilke funktioner SKAL systemet absolut kunne, hvilke ville være rare at have og hvor meget kan vi i realiteten betale for et velfungerende medlemssystem?
Selv om man ikke har it-kyndige i bestyrelsen, kan man sagtens i fællesskab komme frem til en række krav, som systemet SKAL kunne honorere.
Når jeg hjælper i processen, taler vi jo naturligvis en hel masse om foreningen, aktiviteter, tilmeldinger (både til kontingent og holdaktiviteter), kommunikation, økonomistyring mv., men helt generelt vil I have behov for at afklare disse tre overordnede punkter:
- MEDLEMSADMINISTRATION OG ØKONOMI
Skal systemet have et økonomisystem indbygget, så I kun har et system – eller vil I hellere styre økonomien i et separat system (og skal de to systemer så kunne tale sammen, så I ikke selv skal flytte data fra et system til et andet).
Hvor ofte opkræver I kontingent og hvordan vil I gerne at folk kan betale? Er det fx et krav at man skal kunne betale med Dankort eller MobilePay – eller er det fint med en opkrævning via PBS eller på e-mail?
- AKTIVITETER
Hvilken type aktiviteter har I – er I for eksempel en sportsklub med en masse hold, som folk skal kunne melde sig til hver måned eller hvert halve år? Eller er I en netværksorganisation med 4 årlige temadage, hvor folk bare skal kunne sige om de kommer?
Netop aktiviteterne og måden at håndtere tilmeldinger og betalinger kan være afgørende for, hvilket system, der er bedst egnet og derfor vil det være en rigtig god idé at drøfte de processer, der involverer aktiviteterne til bunds meget grundigt igennem – og husk at brainstorme på hvordan det ville være rart at modtage tilmeldinger og betaling for aktiviteterne, så I ikke bare vælger system ud fra den nuværende situation, men sørger for at optimere og effektivisere processerne når I nu er i gang.
- KOMMUNIATION
Kan systemet tilpasses så det er tydeligt at det er foreningens ‘site’ man er inde på?
Hvordan kommunikerer I med medlemmerne? Får de en nyhedsmail eller har i en Facebook-gruppe eller -side, hvor alle informationer kommer på?
Mange medlemssystemer har indbygget en nyhedsmail, så man kan kommunikere til alle medlemmer på en gang – og dermed slippe for at vedligeholde mailadresser og kontaktinfo i et separat system.
Der er også flere systemer på markedet, som tilbyder en hjemmeside som en del af systemet – en tilpasset side, der kan designes i jeres forenings farver og med logo mv. men som ikke nødvendigvis kan alt det samme som en specialbygget hjemmeside vil kunne.
Det er en længere proces at vælge medlemssystem, men det er også en stor beslutning at skifte eller implementere et nyt medlemssystem, og det er derfor værd at bruge den nødvendige tid på at sikre sig, at man får valgt det rigtige.
GDPR-lovgivningen, som de seneste år har strammet op på kravene til hvordan vi behandler persondata, gør det i hvert fald svært at ‘nøjes’ med et excel-ark som ligger på kassererens personlige PC og sendes frem og tilbage til de øvrige bestyrelsesmedlemmer via en usikker e-mailkonto, men fra mit synspunkt handler det mindst lige som meget om at man med det rigtige medlemssystem kan forbedre oplevelsen for både medlemmerne og de frivillige, der skal arbejde med foreningen.
I Dit Sekretariat arbejder vi en del i Foreningsadministration, der er supergodt til foreninger med mange komplekse aktiviteter (altså hvor man skal kunne vælge mellem forskellige spor, flere tilvalg mv.), og hvor medlemsstrukturen kan være både personer, virksomheder, familier og hvor man skal kunne holde styr på tilhørsforhold imellem disse. Foreningsadministration integrerer med e-conomic, hvor man så kan bruge de mange funktionaliteter til at styre økonomien i foreningen.
Til foreninger med mange kontinuerlige aktiviteter (som sports-foreninger) er vi blevet glade for Zakobo, der er tilpasset en række forskellige idrætsgrene og dermed er meget målrettet til netop disse foreninger.
Vi arbejder også i systemer som Foreningsadministrator, Winkas (både Pro og Air), ForeningLet og forskellige systemer, der er udviklet af diverse hoved- og landsorganisationer. Vi har selvfølgelige personlige favoritter, men jeg oplever på de 15 ansatte i Dit Sekretariat, at det i lige så høj grad handler om vane – vi bliver alle glade for de systemer, vi arbejder mest i, så selvfølgelig skal brugerfladen være i orden (intuitiv og lidt pæn/moderne), men alle lærer ret hurtigt at navigere i de systemer, som man arbejder i.
Min pointe er, at hvis I skal vælge mellem en lækker og indbydende brugerflade og funktionalitet – ja, så vil jeg vælge funktionaliteten og så leve med at brugerfladen kan kræve lidt tilvænning.
