Uanset foreningens størrelse, kerneområde og måde at arbejde på, har en bestyrelse behov for:
Mange bruger Google-drev, Dropbox el.lign., men vi oplever ofte udfordringer med adgange, ejerskab, struktur og overlevering af foreningens vigtige dokumenter når der skiftes ud på de forskellige poster.
Derfor har vi indgået et samarbejde med bestyrelsesportalen BetterBoard, der har tilpasset en løsning til kunder i Dit Sekretariat. Den løsning mener vi, vil dække de mest basale behov for ‘vores kunder’, og har man ønske om den fulde funktionalitet i BetterBoards portal, kan man jo altid tilkøbe den.
Hvorfor en bestyrelsesportal?
En bestyrelsesportal kan hjælpe bestyrelsen med at forberede dagsordener til bestyrelsesmedlemmer, så man sikrer at alle punkter kommer med og de rigtige bilag er tilknyttet punkterne.
Derudover gør portalen det meget nemmere at skrive referat fra møderne – referenten skriver ganske enkelt referatet direkte på det enkelte punkt i systemet, og kan derefter ganske let få systemet til at lave referatet.
Referatet kan sendes til godkendelse, og når alle har godkendt kan det sendes til digital underskrift så man sikrer at alle tilstedeværende også officielt har skrevet under på referatet (det skal man faktisk jf. bestyrelsesansvarsloven).
En portal gør det kort sagt lettere for bestyrelsen at sikre dokumentation af beslutningsprocesserne, som kan være afgørende i de (heldigvis ganske få) tilfælde, hvor foreningen kommer i økonomisk uføre, og der er kreditorer, der beslutter sig for at gøre krav gældende overfor de siddende bestyrelsesmedlemmer – og så er Better Board designet, så det samtidig bliver lettere for både formand, referent og andre bestyrelsesmedlemmer at forberede sig til bestyrelsesmøderne.
Vil du se mere?
Hvis du er interesseret, kan du se en lille video af systemet – og du kan altid kontakte enten Karin ved Dit Sekretariat eller Stefan Schelde Hansen ved BetterBoard, så du kan få en grundig demonstration af portalen.
En bestyrelse i en frivillig forening kan være sammensat på mange måder, men fælles for dem alle er, at de ikke sandsynligvis kommer med vidt forskellige forudsætninger og udelukkende er bundet sammen af det interessefællesskab som deres foreningen giver dem.
ALLE foreninger bør have et medlemssystem – et digitalt system, der kan håndtere oplysninger om foreningens medlemmer, og hjælpe med at holde styr på adresser, alder, mailadresser og så videre.